Mediacijski postopek je neformalen, vendar ima določeno strukturo. To pomeni, da mora vseeno potekati po določenih fazah in ob upoštevanju temeljnih načel. Ko stranki podpišeta pogodbo o mediaciji, sprejmeta tudi vsa načela, ki so del mediacije.
Načelo zaupnosti
Mediator in stranke
Mediator in stranki so zavezani z načelom zaupnosti. Bolk konkretno to pomeni, da vse kar je izrečeno v postopku mediacija, se šteje za zaupno. V primeru ločenih sestankov mora mediator, preden se sestane še z drugo stranko, vedno pridobiti od stranke s katero trenutno mediira v ločenem sestanku, če je kaj takega, da ne sme razkriti drugi stranki.
Mediator in sodnik
V primeru, da je mediator sodnik, se bo v zadevi izločil. Če do poravnave ne pride, mediator ne sme govoriti s sodnikom o primeru.
Razmerje do javnosti
Postopek mediacije je tajen, kar pomeni, da osebe, ki niso del postopka, ne morejo poslušati in prisostvovati sestankom. Mediator ne sme poročati novinarjem o postopku mediacije in ne sme govoriti tretjim osebam o konkretni mediaciji. V eventualni poznejši pravdi, sme mediator odreči pričanje o dejstvih, ki jih je izvedel pri opravljanju mediacije, zanj velja dolžnost, da mora ohraniti kot tajnost tisto kar je izvedel pri opravljanju te dejavnosti (231.člen ZPP). Vsi podatki, ki izvirajo iz mediacije ali so z njo povezani, so zaupni, razen če so se stranke sporazumele drugače, če njihovo razkritje zahteva zakon ali če je razkritje potrebno za izpolnitev ali prisilno izvršitev sporazuma o rešitvi spora (11. člen ZMCGZ).
12. člen ZMCGZ določa, da se stranke, mediatorji in tretje osebe, ki so sodelovale pri mediaciji, v arbitražnem, sodnem ali drugem podobnem postopku ne smejo sklicevati na oziroma predložiti kot dokaz ali pričati o:
a) vabilu stranke k mediaciji ali dejstvu, da je bila stranka pripravljena sodelovati v mediaciji;
b) mnenjih in predlogih glede možne rešitve spora, ki so jih stranke izrazile med mediacijo;
c) izjavah ali priznanjih dejstev, ki so jih stranke dale med mediacijo;
d) predlogih mediatorja;
e) dejstvu, da je stranka pokazala pripravljenost sprejeti mediatorjev predlog za mirno rešitev spora;
f) listinah, pripravljenih izključno za potrebe mediacije.
Načelo nepristranosti mediatorja
Mediator ne sme opravljati te funkcije, če obstajajo okoliščine, ki vzbujajo dvom o njegovi nepristranskosti oz. objektivnosti. Kdor je zaprošen, da vodi mediacijo, mora takoj razkriti vse okoliščine, ki bi lahko vzbujale utemeljen dvom o njegovi neodvisnosti in nepristranskosti. Ta dolžnost ga veže ves čas postopka mediacije (4. odst. 7. člena ZMCGZ).
Načelo prostovoljnosti
To načelo poudarja, da mediacija ni procesna predpostavka oz. povedano drugače, da zakon ne predpisuje mediacije kot predpogoj sodnemu postopku. Obstoječi model strankam daje opcijo da prostovoljno izbereta, ali se bosta udeležili takega načina reševanja sporov. Načelo prostovoljnosti velja v vseh fazah mediacije, kar pomeni, da lahko vsaka stranka (pa tudi mediator) kadarkoli umakne soglasje. Mediacija se tako zaključi, spor pa se predloži pred sodišče.
Načelo ekonomičnosti postopka
Mediator in stranke v postopku mediacije pazijo, da se porabi čim manj denarja in časa za dosego želenega rezultata.
Načelo učinkovitosti in načelo sooblikovanje postopka
Postopek je hiter, traja običajno največ do pet sestankov (odvisno od zapletenosti primera). Stranke v postopku, lahko predlagajo same, kako bi rešili spor. Stranke je treba opozoriti, da vsi dokazi, ki bi se lahko izvajali v postopku mediacije, nimajo dokazne moči v pravdi! Le v primeru, da bi obe strani soglašali, lahko uporabijo pridobljene dokaze v pravdi ali pa se ugotovljena dejstva ugotovijo kot nesporna in so tako uporabna v pravdnem postopku.
Načelo neodvisnosti mediatorja
Mediator je neodvisen, saj ga nihče ne more klicati na odgovornost, če do poravnave ne pride. Vendar je potrebno poudariti, da se mora mediator držati pravil stroke in kodeksa etike. Mediator tudi nima kazenske in odškodninske imunitete.
Načelo kompetentnosti mediatorja
Mediatorji morajo biti strokovni, ugledni, izobraženi za to delo in morajo imeti možnost dobiti povratno oceno o svojem delu.
Načelo enakopravnosti strank v postopku
Stranke morajo imeti enako možnost sodelovanja v postopku, sooblikovati postopek, možnost, da prosto izjavijo svojo voljo, ponudbo in zlasti svobodno sklenejo poravnavo.
Načelo zakonitosti
v postopku mediacije velja načelo zakonitosti v širšem pomenu besede, in sicer, da so stranke in mediator vezani na kogentne (prisilne) predpise. Mediator mora umakniti svoje privoljenje za sodelovanje v postopku mediacije, če bi stranke želele skleniti poravnavo, ki je v nasprotju z javnim redom in ostalimi kogentnimi predpisi. Zlasti velja to za družinsko mediacijo, kjer je potrebno paziti na otrokovo korist.
Prav tako je potrebno tudi paziti, da imajo stranke sposobnost biti stranke v pomenu določb Zakona o pravdnem postopku.
Načelo materialne resnice
V postopku mediacije stranke in mediator ne iščejo materialne resnice. Ni potrebno ugotoviti popolnega dejanskega stanja in ni treba ugotoviti vseh pravno odločilnih dejstev. Katera dejstva so pomembna, pove želja strank, da bi dosegli sodno poravnavo.
Načelo pomoči prava nevešči stranki
za vsak sodni postopek je značilno, da velja načelo enakega varstva pravic. Iz tega tudi izhaja dolžnost sodišča, da opozori stranko, ki iz nevednosti ne uporablja pravic, ki jih ima po zakonu, na to, katera pravdna dejanja lahko opravi. Mediator mora obema strankama nuditi strokovno pomoč na način, da jima predoči način in možnosti reševanja spora. Za razliko od sodnika, ki ne sme poučiti stranke o pravicah materialnega prava, lahko mediator na vprašanje stranke, kaj pravo določa, pove pravno pravilo. Vendar je pri tem pomembno, da ne krši načela nepristranosti – mediator ne sme navijati za eno stran, vendar mora s testom realnosti stranke opozoriti na njihove mogoče slabosti v postopku.
Načelo vestnosti in poštenja
Nihče ne more izkoristiti svojih pravic samo za to, da bi drugemu škodoval. Stranka in mediator morajo postopati ne le v skladu s pravnimi pravili, temveč tudi v skladu z moralnimi normami.